Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung
Engadin Ultra Trail
Stand: 2025

Wir, der Verein Trail Sport Samedan (OK Engadin Ultra Trail), nehmen den Schutz Ihrer Personendaten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie transparent und umfassend darüber, welche Personendaten wir im Rahmen der Nutzung unserer Website engadinultratrail.ch sowie bei der Organisation und Durchführung des Engadin Ultra Trail erheben, zu welchen Zwecken wir sie bearbeiten, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie als betroffene Person haben. Die Erklärung gilt für die Website (einschliesslich aller Unterseiten) sowie für alle damit zusammenhängenden Datenbearbeitungen im Rahmen der Veranstaltung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten ist:

Verein Trail Sport Samedan (OK Engadin Ultra Trail)
Promulins Arena
7503 Samedan
Schweiz

E-Mail: info@engadinultratrail.ch
Telefon: +41 81 851 07 47

Vertretungsberechtigt: Reto Franziscus, Präsident

2. Welche Personendaten bearbeiten wir?

2.1 Beim Besuch der Website (automatisch)

IP-Adresse (anonymisiert oder gekürzt)
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Browser-Typ und -Version, Betriebssystem
Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
Aufgerufene Unterseiten
Technische Cookies (siehe Abschnitt 6)

2.2 Bei der Anmeldung zur Veranstaltung

Über das Anmeldeportal von RaceResult (betreut durch Ovento GmbH, Pontresina) erheben wir:

Vor- und Nachname
Adresse (Strasse, PLZ, Ort, Land)
Geburtsdatum
Geschlecht
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Notfallkontakt
Verein / Nationalität
Leistungsdaten (z. B. Bestzeiten, Kategorie)
Zahlungsinformationen (über den Zahlungsdienstleister von RaceResult)

2.3 Bei Newsletter-Anmeldung oder Kontaktformular

E-Mail-Adresse
Vor- und Nachname (freiwillig)
Weitere Angaben, die Sie uns freiwillig mitteilen

2.4 Bei der Veranstaltung selbst

Startnummer, Zeitmessungsdaten, Ranglisten
Fotos und Videos (von offiziellen Fotografen / Drohnen / Teilnehmern)
Medizinische Notfalldaten (falls erforderlich)

2.5 Weitere Daten

Soziale Medien (z. B. Instagram), wenn Sie uns über diese Kanäle kontaktieren oder Inhalte teilen.

3. Zwecke der Datenbearbeitung

Abwicklung der Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung
Erstellung und Veröffentlichung von Starter- und Ergebnislisten (auf unserer Website und auf RaceResult)
Kommunikation mit Teilnehmenden (Bestätigungen, Infos, Nachberichte)
Zahlungsabwicklung und Buchhaltung
Erstellung und Veröffentlichung von Fotos/Videos zur Berichterstattung und Promotion
Versand von Newslettern (nur mit Einwilligung)
Verbesserung der Website und statistische Auswertungen
Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Haftung, Versicherung, Steuern)
Sicherheit und Betrugsprävention

4. Rechtsgrundlagen (nDSG)

Die Bearbeitung erfolgt auf Basis von:

Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 1 lit. a nDSG) – Anmeldung und Teilnahme
Einwilligung (Art. 31 Abs. 1 lit. a nDSG) – Newsletter, Fotos/Videos (soweit keine berechtigten Interessen vorliegen)
Berechtigtem Interesse (Art. 31 Abs. 1 lit. b nDSG) – Website-Betrieb, Marketing, Ergebnisveröffentlichung
Gesetzlichen Vorgaben (Art. 31 Abs. 1 lit. c nDSG)

5. Weitergabe von Personendaten / Auftragsbearbeiter

Wir geben Daten nur weiter, wenn dies für die oben genannten Zwecke notwendig ist:

Ovento GmbH, Pontresina (RaceResult-Plattform) – als Auftragsbearbeiter für die gesamte Teilnehmerverwaltung
Zeitmessungs- und Ergebnisdienstleister (RaceResult)
Zahlungsdienstleister (über RaceResult)
Offizielle Fotografen / Medienpartner (für Bildmaterial)
Behörden oder Versicherungen bei gesetzlicher Pflicht oder Haftungsfragen
Hosting-Provider (Website)

Alle Auftragsbearbeiter sind vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.Datenübermittlung ins Ausland
RaceResult und mögliche weitere Tools (z. B. Google-Dienste, falls eingesetzt) können Daten in die USA oder andere Drittstaaten übermitteln. Wir stellen sicher, dass angemessener Schutz besteht (z. B. Standarddatenschutzklauseln oder Angemessenheitsbeschluss). Details auf Anfrage.

6. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien:

Technisch notwendige Cookies (z. B. Session-Cookies, Spracheinstellung) – ohne Einwilligung
Analyse-Cookies (falls Google Analytics, Matomo o. Ä. eingesetzt werden)
Marketing-Cookies (z. B. Social-Media-Pixel, falls vorhanden)

Ein Cookie-Banner informiert Sie bei jedem Besuch und ermöglicht die Auswahl. Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit löschen oder blockieren.Aktuelle Liste der eingesetzten Cookies und Tools finden Sie im Cookie-Banner bzw. auf Anfrage.

7. Speicherdauer

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist:

Anmeldedaten: bis 10 Jahre nach der Veranstaltung (buchhalterisch / haftungsrechtlich)
Ergebnislisten und Fotos: grundsätzlich dauerhaft (berechtigtes Interesse), Löschung auf Verlangen möglich
Newsletter-Daten: bis Widerruf der Einwilligung
Server-Logs: maximal 6–12 Monate

8. Ihre Rechte (Art. 25 ff. nDSG)

Sie haben jederzeit das Recht auf:

Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
Löschung (sofern keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht)
Einschränkung der Bearbeitung
Widerspruch gegen die Bearbeitung (insbesondere bei berechtigtem Interesse oder Marketing)
Datenübertragbarkeit
Widerruf einer erteilten Einwilligung (wirkt nur für die Zukunft)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter info@engadinultratrail.ch. Wir bearbeiten Anfragen kostenlos und in der Regel innert 30 Tagen. Bei komplexen Anfragen kann eine Fristverlängerung oder eine geringe Gebühr (max. CHF 100.–) anfallen.Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB): edoeb.admin.ch

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, regelmässige Updates), um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Erklärung bei Bedarf anzupassen (z. B. bei neuen Tools oder gesetzlichen Änderungen). Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf dieser Seite.

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
info@engadinultratrail.ch
(Verein Trail Sport Samedan – Datenschutz)